Planificación y productividad en el trabajo

Si queremos mejorar nuestra productividad en el trabajo es necesario crear rutinas y aplicar una correcta gestión del tiempo. 

A continuación encontraras algunas  recomendaciones para mejorar la productividad y optimizar la efectividad laboral. 

Planificación semanal

El viernes a última hora de la jornada laboral (el fin de semana o el lunes a primera hora) realizaremos un listado de los trabajos que debemos hacer frente durante la semana. 

Algunos de estos trabajos los podremos desglosar en tareas (¿cómo te comes a un elefante?)

Si durante la semana llegan otros trabajos podremos incorporarlos en esta lista en la parte final de la misma. 

Al finalizar la semana revisaremos esta lista, tachando lo realizado, incorporando los trabajos que hemos realizado y no están en el listado y viendo los trabajos pendientes que deberemos llevar a otro momento o decidir no realizarlos o delegarlos. 

Planificación diaria 

Diariamente , a primera hora del día, prepararemos un listado de las tareas a realizar ese día. 

Sugiero que, desde el realismo, incorporemos las tareas que podamos hacer ese día. Si durante el día aparecen otras tareas, las incorporaremos al final de la lista. 

Siempre que finalicemos una tarea, la tacharemos de la lista (con un boli o con un rotulador).

Al finalizar el día revisaremos el listado de tareas, observando las realizadas (incorporaremos en la lista las tareas realizadas que no estaban ) y las no realizadas (que las llevaremos al día siguiente u otro momento, o decidiremos no realizarlas o delegarlas).

Revisar tu listado te servirá para terminar el día con el sentimiento de tenerlo todo bajo control, desconectarás y te sentirás mejor.

Tareas proactivas y reactivas 

Dentro de las tareas a las que tenemos que hacer frente en nuestro día, nos encontramos con:

  • tareas proactivas, aquellas que programamos en base a nuestros objetivos.
  • tareas reactivas, las que no teníamos previstas y que tenemos que ir resolviendo en el día. Un ejemplo de tarea reactiva serían las llamadas de teléfono o los emails que recibimos.

¿Cómo planificarse cuando tenemos muchas tareas reactivas?

La solución para hacer frente a ellas es prever con antelación este tipo de actividades. Asigna uno o varios momentos del día para revisar tu bandeja de entrada: a media mañana y a media tarde, por ejemplo. Evita estar consultando tu correo continuamente y respondiendo de forma inmediata. Lo único que conseguirás es distraerte del resto de tareas. 

En la mayoría de casos, las urgencias no son tales y pueden esperar. 

Si necesitas un momento de concentración puedes descolgar (apagar) el teléfono o aislarte en alguna zona tranquila de la oficina.

Por dónde empezar

Muchos expertos en productividad recomiendan empezar por la tarea más tediosa para así quitárnosla cuando antes de encima y aprovechar nuestra capacidad de concentración a primera hora. Sin embargo, hay personas o algunos días  que nos cuesta empezar (energía personal) para ellos recomiendo empezar por tareas fáciles, para ir calentado motores poco a poco hasta encontrarse más productivo 

Factores a tener en cuenta para distribuir tus tareas

  • Fecha límite
  • Prioridad según importancia
  • Energía personal
  • Tiempo disponible
  • Agrupación de tareas

Valora tu tiempo y aprende a decir NO

Con los “no” y los “sí”, establecemos nuestros límites. 

Tener claro a qué digo SÍ (por lo tanto son los compromisos que asumimos) y le presto toda mi atención, pero también a qué digo NO.

También debemos utilizarlos con nosotros mismos: no (limitar, priorizar, aplazar) y el sí (permitir, posibilitar, experimentar )

Gestiona las interrupciones, tus ladrones del tiempo, minimizándolos todo lo posible. (a veces es un hábito de uno mismo). 

Si surge cualquier tema o impulso personal por  algo, tomaremos  nota en la lista de tarea para realizarlo cuando tengamos un momento o cuando queramos descansar del trabajo que estamos realizando.

Prográmate descansos.

Durante tu jornada laboral, es conveniente, que cada cierto tiempo, incorpores descansos. Por  ejemplo 5 minutos de cada 25 o 10 de cada 50 minutos. Aprovechar ese tiempo para levantarnos (baño, beber …) o realizar alguna actividad que requiera menos concentración (llamadas telefónicas …)

Planifica con toda la antelación posible, no lo dejes para el último día o momento.

Prepara con antelación tus reuniones.

Planifica tu trabajo, pero también tu ocio 

  • Tiempo personal (lectura, música, no hacer …)
  • Deporte, paseos 
  • Actividades con la pareja, amigos 
  • Meditación 

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