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Psicólogo coach. Experto en aprendizaje, desarrollo personal y coaching.

Planificación y productividad en el trabajo

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Si queremos mejorar nuestra productividad en el trabajo es necesario crear rutinas y aplicar una correcta gestión del tiempo. 

A continuación encontraras algunas  recomendaciones para mejorar la productividad y optimizar la efectividad laboral. 

Planificación semanal

El viernes a última hora de la jornada laboral (el fin de semana o el lunes a primera hora) realizaremos un listado de los trabajos que debemos hacer frente durante la semana. 

Algunos de estos trabajos los podremos desglosar en tareas (¿cómo te comes a un elefante?)

Si durante la semana llegan otros trabajos podremos incorporarlos en esta lista en la parte final de la misma. 

Al finalizar la semana revisaremos esta lista, tachando lo realizado, incorporando los trabajos que hemos realizado y no están en el listado y viendo los trabajos pendientes que deberemos llevar a otro momento o decidir no realizarlos o delegarlos. 

Planificación diaria 

Diariamente , a primera hora del día, prepararemos un listado de las tareas a realizar ese día. 

Sugiero que, desde el realismo, incorporemos las tareas que podamos hacer ese día. Si durante el día aparecen otras tareas, las incorporaremos al final de la lista. 

Siempre que finalicemos una tarea, la tacharemos de la lista (con un boli o con un rotulador).

Al finalizar el día revisaremos el listado de tareas, observando las realizadas (incorporaremos en la lista las tareas realizadas que no estaban ) y las no realizadas (que las llevaremos al día siguiente u otro momento, o decidiremos no realizarlas o delegarlas).

Revisar tu listado te servirá para terminar el día con el sentimiento de tenerlo todo bajo control, desconectarás y te sentirás mejor.

Tareas proactivas y reactivas 

Dentro de las tareas a las que tenemos que hacer frente en nuestro día, nos encontramos con:

  • tareas proactivas, aquellas que programamos en base a nuestros objetivos.
  • tareas reactivas, las que no teníamos previstas y que tenemos que ir resolviendo en el día. Un ejemplo de tarea reactiva serían las llamadas de teléfono o los emails que recibimos.

¿Cómo planificarse cuando tenemos muchas tareas reactivas?

La solución para hacer frente a ellas es prever con antelación este tipo de actividades. Asigna uno o varios momentos del día para revisar tu bandeja de entrada: a media mañana y a media tarde, por ejemplo. Evita estar consultando tu correo continuamente y respondiendo de forma inmediata. Lo único que conseguirás es distraerte del resto de tareas. 

En la mayoría de casos, las urgencias no son tales y pueden esperar. 

Si necesitas un momento de concentración puedes descolgar (apagar) el teléfono o aislarte en alguna zona tranquila de la oficina.

Por dónde empezar

Muchos expertos en productividad recomiendan empezar por la tarea más tediosa para así quitárnosla cuando antes de encima y aprovechar nuestra capacidad de concentración a primera hora. Sin embargo, hay personas o algunos días  que nos cuesta empezar (energía personal) para ellos recomiendo empezar por tareas fáciles, para ir calentado motores poco a poco hasta encontrarse más productivo 

Factores a tener en cuenta para distribuir tus tareas

  • Fecha límite
  • Prioridad según importancia
  • Energía personal
  • Tiempo disponible
  • Agrupación de tareas

Valora tu tiempo y aprende a decir NO

Con los “no” y los “sí”, establecemos nuestros límites. 

Tener claro a qué digo SÍ (por lo tanto son los compromisos que asumimos) y le presto toda mi atención, pero también a qué digo NO.

También debemos utilizarlos con nosotros mismos: no (limitar, priorizar, aplazar) y el sí (permitir, posibilitar, experimentar )

Gestiona las interrupciones, tus ladrones del tiempo, minimizándolos todo lo posible. (a veces es un hábito de uno mismo). 

Si surge cualquier tema o impulso personal por  algo, tomaremos  nota en la lista de tarea para realizarlo cuando tengamos un momento o cuando queramos descansar del trabajo que estamos realizando.

Prográmate descansos.

Durante tu jornada laboral, es conveniente, que cada cierto tiempo, incorpores descansos. Por  ejemplo 5 minutos de cada 25 o 10 de cada 50 minutos. Aprovechar ese tiempo para levantarnos (baño, beber …) o realizar alguna actividad que requiera menos concentración (llamadas telefónicas …)

Planifica con toda la antelación posible, no lo dejes para el último día o momento.

Prepara con antelación tus reuniones.

Planifica tu trabajo, pero también tu ocio 

  • Tiempo personal (lectura, música, no hacer …)
  • Deporte, paseos 
  • Actividades con la pareja, amigos 
  • Meditación 

La confianza

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La confianza

Un factor fundamental para conseguir un desarrollo y aprendizaje eficaz, individual y colectivo, es la confianza.  Una de sus posibles definiciones es «la mutua seguridad de que ninguna de las partes de una relación explotará las vulnerabilidades de los demás».  No podemos mostrar nuestras debilidades sin que exista un nivel de confianza.  Es más, la confianza se solidificará cuando nos mostramos comprensivos y generosos con quienes se nos muestran vulnerables. Y eso vale para lo líderes y para los seguidores. 

En las relaciones sustentadas en la confianza, el poder se ejerce por autoridad y no recurriendo a la fuerza , al control y al miedo. Cuando el fundamento del poder es la autoridad, quienes lo ejercen lo recibe de aquellos sobre los cuales se aplica el poder. La autoridad es siempre un poder conferido. Por lo tanto, se trata de un poder que puede ser siempre revocado. El criterio clave para otorgarlo, así como para revocarlo, es la confianza. Si confío en que mi maestro sabe, le otorgaré autoridad. Si por el contrario, pierdo esa confianza y descubro que realmente no sabe lo que decía saber, dejaré de conferirle esa autoridad.

La confianza define también una particular relación con el mundo. Desde la confianza o la desconfianza, estamos en el mundo de una manera diferente. Es más, ellas constituyen mundos distintos. Dos personas que se relacionan con sus respectivos mundos, una desde la confianza y la otra desde la desconfianza, viven en mundos radicalmente diferentes.

La confianza, es un gran disolvente del miedo. Un disolvente del temor a las infinitas cosas que podrían suceder. Con confianza yo abro mis brazos a otros, delego lo que tengo que hacer, coloco mi persona y mis posibilidades en otras manos. La confianza tiene el efecto de reducir tanto la incertidumbre como la complejidad. Al actuar con confianza reducimos el margen de todas las cosas que podrían pasar y hacemos más manejable el futuro. De la misma manera, el mundo se nos hace menos complejo, menos difícil, más simple. Todo ello permite establecer una relación básica entre la confianza y la acción humana.

La desconfianza nos impulsa a emprender acciones de protección, dirigidas a incrementar nuestra seguridad y a reducir nuestra vulnerabilidad. Desde la desconfianza, es posible que busquemos guarecernos; es posible que consumamos algún tiempo a esconder lo que nos pertenece; es posible que contratemos seguros. Es posible que hagamos muchas cosas nosotros mismos para evitar delegar. Son todas acciones que son hijas de la desconfianza.

La confianza, por el contrario, nos lleva a acciones transformadoras, capaces de generar y conquistar nuevos mundos, futuros y posibilidades. Se trata de acciones de innovación, de invención. La confianza sustenta todas sus acciones creativas y es un  ingrediente fundamental de la creación artística, de los descubrimientos científicos, de las invenciones tecnológicas, de las grandes transformaciones políticas y culturales.

Con confianza nos atrevemos a lanzarnos a lo desconocidos.

Es el elemento básico que alimenta el espíritu emprendedor.

Cuando estamos conversando con alguien, participamos simultáneamente de dos conversaciones diferentes. La primera es la conversación que tenemos con el otro y en la que cada uno dice al  otro diversas cosas. La segunda es nuestra conversación privada.

El problema de la confianza, no reside en el dominio de la competencia conversacional, sino en el dominio de la sinceridad. La sinceridad consiste en la coherencia entre lo que digo y lo que pienso (lo que me digo a mí mismo en mi conversación privada). Cada vez que ejecutamos una acción de lenguaje ponemos en juego nuestra sinceridad y afectamos, para bien o para mal, la confianza depositada en nosotros.

La confianza es el material que permite construir y ofrecer la mejor versión de nosotros mismos para aportar valor de forma exponencial.

Si queremos diseñar condiciones para la creación de relaciones de trabajo basadas en la confianza, tendremos que poner atención a dos aspectos.

  • Tendremos que revisar la estructura y la cultura del sistema que es la organización.
  • El desempeño de las personas, de los miembros del sistema y las competencias que exhiben en su desarrollo.

Sistema y comportamiento son las dos grandes áreas que requieren ser examinadas y en las que tendremos que diseñar acciones, si queremos crear organizaciones diferentes, si deseamos crear organizaciones basadas en la confianza, pero por sobre todo, si en las condiciones actuales, buscamos crear condiciones para promover la salud organizacional.

Estrategias y ejercicios para potenciar las emociones positivas

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Durante mucho tiempo se pensó que las emociones positivas eran un efecto secundario del bienestar psicológico: si alguien estaba bien, entonces aparecían la alegría, la paz o la satisfacción. Hoy sabemos que ocurre también al revés: cultivar emociones positivas puede ser un antecedente directo de mejores relaciones, mayor resiliencia frente a las dificultades, éxito profesional y hasta una mejor salud física (Fredrickson, 2009).

Las emociones positivas forman parte de nuestro día a día y no consisten en negar o tapar las negativas, sino en usarlas como recurso para manejarlas. Entre ellas encontramos la paz, la gratitud, la satisfacción, la esperanza, la curiosidad o el amor.

La investigación muestra que pueden experimentarse en tres dimensiones temporales:

  • Pasado: emociones como la gratitud, el orgullo o la satisfacción se activan al recordar experiencias significativas y reinterpretarlas desde el aprecio. La gratitud, por ejemplo, amplifica los recuerdos positivos y fortalece la valoración de lo vivido.
  • Presente: aquí destacan el placer (sensorial, breve) y la gratificación (cuando usamos fortalezas y virtudes en la vida cotidiana). También caben la alegría, el entusiasmo, la serenidad o la sensación de flujo.
  • Futuro: se centran en la capacidad de proyectarse con confianza. Optimismo, esperanza o fe implican interpretar los acontecimientos de manera más constructiva, manteniendo realismo.

Estrategias basadas en evidencia para potenciar emociones positivas

Diversos estudios en psicología positiva han identificado prácticas que favorecen emociones positivas duraderas (Seligman, 2011; Lyubomirsky, 2007). Entre las más efectivas encontramos:

1. Disfrutar y vivir el presente

El disfrute no siempre depende de nuestro control: actividades que un día nos emocionan, otro pueden parecer neutras. Pero lo que sí está en nuestras manos es atender plenamente a la experiencia, tal como propone la terapia de aceptación y compromiso. Vivir el presente, sin distraernos, aumenta la probabilidad de saborear lo que hacemos.

2. Saborear (Savoring)

Se trata de abrirse por completo a la experiencia del momento, poniendo atención en lo que sentimos y eligiendo conscientemente en qué fijarnos. Saborear puede aplicarse al:

  • Presente: notar el aroma del café, la música de fondo, la sonrisa de alguien.
  • Pasado: revivir recuerdos positivos, compartirlos con otros, conservar fotos o contarlos en redes.
  • Futuro: anticipar con ilusión un viaje o un logro.

Expresar lo que sentimos (reír, bailar, gritar de alegría) amplifica las emociones. Incluso recordarlas en solitario, sin analizarlas, puede intensificarlas. Consulta el artículo sobre Savoring

3. Escritura expresiva

Escribir sobre experiencias positivas mejora el estado de ánimo, fortalece la salud física y psicológica y aumenta la autocomprensión. No se trata de redactar “bien”, sino de volcar lo que sentimos con libertad.

4. Gratitud

Mostrar gratitud hacia alguien que nos ayudó genera emociones positivas duraderas. Estudios muestran que basta con hacerlo una vez por semana para obtener efectos significativos; hacerlo con demasiada frecuencia reduce el impacto por habituación. Una práctica poderosa consiste en escribir una carta de agradecimiento, aunque nunca llegue a entregarse.

5. Actos de generosidad

La generosidad no solo beneficia al receptor: dar aumenta nuestro propio bienestar. Pequeños gestos como ceder el asiento, ayudar en casa o escuchar a alguien de verdad generan satisfacción. Eso sí, conviene variar los actos generosos para que no se vuelvan rutina.

La compasión, además, ha demostrado eficacia clínica: reduce la autocrítica y la autoculpabilización, dos factores asociados al malestar emocional.

6. Responder constructivamente a las alegrías ajenas

Alegrarse de manera activa por los éxitos de los demás fortalece los vínculos. Celebrar con ellos, dedicar tiempo a escuchar, proponer formas de festejar o difundir sus logros crea una espiral de emociones positivas compartidas.

Otros ejercicios prácticos con respaldo científico

  • Al final del día, anotar tres cosas por las que sentirse agradecido.
  • Convertir pensamientos negativos en afirmaciones constructivas: “Hoy fue difícil, y aprendí algo para mañana”.
  • Sustituir los “pero” por “y”: “Estoy cansado y orgulloso de lo que hice”.
  • Identificar lo positivo en las personas cercanas y expresarlo.
  • Antes de levantarse, preguntarse: ¿Por qué hoy puede ser un buen día?

Reflexión final

Cultivar emociones positivas no significa ignorar el dolor, la frustración o la tristeza, sino equilibrar la balanza con recursos que, científicamente, mejoran nuestra salud mental y física. Como señala la teoría de ampliación y construcción de Barbara Fredrickson, cada emoción positiva abre posibilidades, fortalece relaciones y expande nuestras capacidades para afrontar la vida.